العمليات

مقدمة

الإدارة التشغيلية أو العملياتية هي إدارة عمليات مشروع ما لتحقيق فاعلية الأداء ضمن الشركة. وهي تحوّل المواد الخام وجهود العمال إلى بضائع وخدمات بأعلى مستوى ممكن من الكفاءة لزيادة أرباح المؤسسة

وتضم العمليات كافة المهام المتكررة في المشروع والتي يمكن تعريفه بعمليات المشروع. ومن تلك المهام: المشتريات، والتصنيع، وإدارة سلاسل التوريد، والمبيعات.

أما الأهداف الأساسية للعمليات:

  • توفير دخل مستدام ومنتظم
  • زيادة قيمة المشروع
  • المحافظة على الدخل المنتظم وقيمة المشروع

الأنشطة غير المنتظمة في الشركة والتي غالباً ما تستهدف إرساء تحركات جديدة أو تغييرات أو تحسينات جديدة في الشركة هي نقيض «العمليات» كمصطلح وتعريف. وعادةً ما يتم التعامل مع هذه الأنشطة تحت مسمى «المشاريع» المستقلة. و(المشروع) تعريفاً هو «النشاط المحدود بالمحتوى والمكان والذي يتم تنفيذه بالاشتراك بين عدة اختصاصات» 3. وعادةً ما يتم فصل «المشاريع» عن «العمليات» مؤسسياً وإدارجها في بند مستقل تحت عنوان «إدارة المشاريع الخارجية».

ويؤدي تضافر العنصرين إلى تحقيق النجاح المستدام للشركة: (العمليات) التي تحدد بانتظامها القيم المميزة للشركة و(المشاريع) التي تعزز تلك القيم.

ويعطي هذا القسم مقدمة عامة عن بعض تلك العناصر التي تتشكل منها العمليات.

الأساسيات

العمليات عنصر أساسي في الصناعة حيث يتم «إنتاج» البضائع التي سيتم تسويقها وإضفاء «القيمة عليها». أما بالنسبة للخدمات (مثل خدمات التصليح، أو التأمين، أو السلع الافتراضية مثل المحتوى الإلكتروني على شبكة الإنترنت» فهي مختلفة – بما أنه ليس هناك من منتج أو سلعة نهائية. أما الإدارة التشغيلية أو العملياتية فهي تنظيم عملية الإنتاج أو الخدمة وتنفيذها. وهي تشمل التخطيط والتحكم بالإنتاج، وهي عادةً خارجية يتم تنظيمها في سلسلة من العمليات. وإليك نموذج شائع لما يمكن أن يكون عليه هيكل عمليات الكثير من الشركات المصنعة:

  • الإنتاج: ابتكار أو تصنيع المنتج
  • الهندسة الصناعية: تفعيل وهندسة عمليات وبيئة التصنيع
  • تخطيط الإنتاج: تحضير عملية الإنتاج بخطة قصيرة أو متوسطة الأجل، توفير المصادر اللازمة لزيادة أو حتى تخفيض القدرة الإنتاجية، والأيدي العاملة، والاستثمارات، والمساحة المخصصة لعمليات الإنتاج.
  • التحكم بالإنتاج (وإدارة سلاسل التوريد): تنفيذ عمليات التصنيع والتحكم بكمياته، وإدارة الموارد المطلوبة (كالموارد والقدرات)، جدولة طلبيات الزبائن، وحسن إدارة الحصص والنواقص على حد سواء.
  • التخزين (المواد الخام والسلع المعدة للبيع، المشغل ومخزن المعدات): إدارة المواد الخام الواردة، استلام السلع الجاهزة للبيع من مركز الإنتاج، مراقبة كميات المخزون وتواريخ انتهاء الصلاحية، وتحضير وتنظيم الشحنات، أما المشغل فيضمن جهوزية أدوات تصنيع المنتجات وصيانة الأعطال واستبدال القطع التالفة أو تجديدها.
  • الإدارة المالية للإنتاج: متابعة الحسابات ومراقبة وإدارة رأس المال المستخدم وإعداد تقارير حول الإنتاج وتوابعه.

المهام مثل تطوير المنتج، وضمان الجودة، والمنتجات المركّبة، وإدارة سلاسل التوريد هي عادة مرتبطة بالعمليات لكنها تعمل بشكل مستقل.

عملية التحسين المستمر (CPI) :العمليات مسؤولة أيضاً عن التحسين المستمر للآليات وزيادة الإنتاج من حيث الكمية والنوعية وفي الوقت نفسه تقليص التكاليف والحد من استهلاك الموارد. كما تستخدم لمقارنة قدراتك مع منافسيك القريبين أو مع أفضل المعايير المتبعة في مجالك للحفاظ على تميزك التنافسي. ويجب عدم الخلط بين عملية التحسين المستمر كمبدأ إداري عملياتي من جهة وتحسين المنتجات والنوعية من جهة ثانية على الرغم من تكاملها معاً في المحصلة النهائية.

وقد شهد العقد الماضي بروز عدد من المفاهيم التي نالت شهرة واسعة في مجال التحسين المستمر للعمليات، ومنها:

  • مبدأ «كايزن» (KAIZEN):الياباني: وهو يتبنى فلسفة التغيير للأفضل التي اعتمدتها كبرى شركات صناعة السيارات في اليابان (تويوتا). وهي منهجية للتحسين المستمر لمشروعك وبيئة عملك.
  • مبدأ 6 سيجما )6 (SIGMA:هو مصطلح نتج عن إحصاءات إدارة الجودة في الصناعات ذات الإنتاجية العالية (الانحراف المعياري في إحصاءات تقييم الجودة). واليوم أصبح مبدأ 6 سيجما يستهدف تقليل الأخطاء والانحرافات في العمليات إلى حدها الأدنى. وبالمعدل فإن مستوى 6 سيجما في الأداء يعني هامش خطأ بنسبة 3 حوادث لكل مليون حالة (3PPM).
  • المعايرة (Benchmarking): وهي «نقطة مرجعية» أو عملية تقييم مستمرة بالمقارنة مع طرف خارجي يطبق العملية نفسها، وهو ما يحسّن من أدائك ويطوره.
  • أفضل الممارسات المعتمدة (Best practice):وهي تبادل واقتباس أفضل العمليات التي أثبتت كفاءتها. ويمكن النظر لهذا المعيار كمقياس «مرن» يحقق التحسين المستمر ضمن شركتك.